[LVEE-Talks] lvee - проводить или нет

Yana Poteeva yana на dev.by
Пт Сен 20 14:44:01 FET 2013


Ребята, всем привет. В переписке очень много заблуждений. Постараюсь дать свежее мнение от экспертной стороны:

1) с точки зрения компаний - достаточно часто бюджет на год ограничен, и приходится выбирать, какие ивенты спонсировать, и выбирать чуть ли не зимой на весь год. Сталкивалась с ситуацией, когда компания спонсирует одну в год, а вторую нет. При этом одну в год но дороже - реализуемо. Новые компании к спонсорству уже много лет на лвее не привлекаются. Компаниям надо сформировать предложение, сделать презентацию с достижениями, статистикой - и многие смогут поучаствовать. Есть крупные компании или компании фокусирующие свой бизнес на аудитории LVEE и они без проблем дают больше 1000. А есть мелкие компании или не фокусирующие свой бизнес на опенсорс, которым тяжело дать много, но 500+ могут дать без проблем - и таких даже больше.

Итого по компаниям: нужны хотя бы 2 пакета, нужна презентация, нужен отдельный человек в орг команде, работающий с партнерами - и партнерские взносы увеличатся вдвое. И на 1 раз в год можно привлечь больше, чем на 2 раза.

2) с точки зрения организатора крупных ивентов.
Оптимизация бюджета - это не сложное занятие, особенно для лета. Если четко разделить, что участники оплачивают только себя (еду и проживание) - а спонсоры докладчиков, оргов, атрибутику и нетворкинг - то можно оптимизировать бюджет уже кусками.
Участники:
При регистрации нужны следующие опции: опция живу в своей палатке или в комнате общей или в люксе, опция ем в столовой в такие то дни в такое то время. Если участник возьмет с собой полуфабрикаты, мангал и палатку - то он обходится конференции бесплатно. Это потянет любой студент и препод - это повысит посещаемость. Если совсем нехватка бюджета - то за базовый пакет участия можно брать $20. Но те, кто хочет жить в люксе с женой и ребенком и готовы за это заплатить - спасибо, пожалуйста. Или жить в палатке но есть в столовке - запросто. Калькулятор стоимости при регистрации, талоны на еду, закрепленный номер. Сейчас куча денег улетает на не съеденную еду например, сотни порций за ивент. Идеальнее всего еще и билеты продавать заранее - квитки бай в помощь.

Остальной бюджет и оптимизация:
- Удобно иметь 3 варианта: базовый, нормальный и расширенный, исходя из полученных от спонсоров денег.
- Помнить, что content is the king - активная работа над привлечением спикеров из за границы, конечно же 2 потока, конечно делать приглашения и оплачивать им лоукосты в Литву и забрать их оттуда на бусике или машине. 
-Логистика не сложная - но на всю логистику тоже отдельный человек и волонтеры водители с визой и машиной за оплату страховки и бензина. Диме нужен человек в команду в том числе на работу над контентом и со спикерами, банально просмотреть выступающих на других конфах как фосдем и попытаться позвать лучших, зимой без вариантов - а на лето с нотификацией весной - реализуемо. 
- Приоритезировать статьи расходов: иностранные докладчики - довольные, довольные партнеры, довольные участники, молодцы и довольны орги. 
- Пересмотреть поставщиков. Например maiki.by упоминавшиеся тут 10 раз - это очень дорогой поставщик штучных товаров. При большом тираже и сроках от недели - есть другие варианты. И так во всем. Мясо в таком тираже заказывать у локальных поставщиков, замочат бесплатно. 
- Наступить на свои принципы - и предложить пивоварням и прочим чипсам стать партнерами, сделать существенную скидку за возможность рекламироваться на аудиторию "программистов" - это для них для всех самая хорошая потребляющая и денежная аудитория. И т.д. и т.п.

Итого: Всем этим надо заниматься, Паша Че не резиновый и у него есть фул тайм работа. Нужно расширение орг команды, присоединение старых добрых активистов как Мендоза с опытом лучших лет, Макс Поседон опять таки, Андрей Захаревич насекундочку - все те у кого УЖЕ есть опыт организации нотки здравого смысла + пару человек принеси подай убери по поручением, чтобы растить новые орг кадры. Звать волонтеров и персонал на ивент. Аджайл предлагать не буду - хотя это бы очень решило вопросы планирования и синхронизации. Но начать с того, чтобы в такой-то день все орги, причастные и желающие собрались на встречу, набрейнстормили структуру орг тимы, взяли первые задачи - и пошли их делать. Главное помнить, что хорошая конфа в несколько дней несколько потоков на отдаленной площадке не делается за месяц, тем более разрозненной командой работающих на приоритетной работе людей с приоритетными семьями. Конференция в ноль - это фейл, если орги в конце не отложили на свой крутой уличный проектор и не сели в ресторан пройтись по фейлам - то им двойка. 
Учитывая контекст, совет на сейчас - лучше забить на зиму и начать делать КРУТОЕ лето УЖЕ. И одну зимнюю линуксовку с шашлыками за счет скинулись на филимонова у реки для любителей померзнуть на природе.

Опыт FOSDEM:
Очень многому я научилась на FOSDEM, поработав в команде волонтеров - всем оргам рекомендую. Далеко не все нам подходит, но научиться есть чему. Команда в пару человек плюс волонтеры делают двухдневный ивент в 17 потоков с участниками и спикерами со всего мира, в плюс, каждый год. Хм, значит наверно это возможно ;))

Яна

On 20.9.2013, at 10.59, Maksim Melnikau <maxposedon на gmail.com> wrote:

> 2013/9/20 Ivan Semernik <ivan.semernik на gmail.com>
>> Есть ли нагрузка на спонсоров в плане проведения 2ух мероприятий в год? Спонсоры на 83% одни и те же. Проводить LVEE раз в год (желательно, летом :). Вместо 2ух платежей спонсорских - один, но в 2 раза больше. Более жесткий отсев докладов. Параллельные секции.
> Я не эксперт в этой области, но мне кажется бюджетирование в компаниях не настолько логичное, как ты расписал :) ... Можно потратить в феврале X, и в июне X. Но оказывается нельзя "сэкономить" в феврале и в июне потратить 2X, даже 1.5X нельзя.
> _______________________________________________
> Talks mailing list
> Talks на lvee.org
> http://lists.lvee.org/mailman/listinfo/talks
----------- следущая часть -----------
Вложение в формате HTML было извлечено…
URL: <http://lists.lvee.org/pipermail/talks/attachments/20130920/0840e1fa/attachment-0001.html>


Подробная информация о списке рассылки Talks